Une école de tennis suit chaque saison le même cycle : préparer le cours, ouvrir les inscriptions, composer les groupes, facturer, suivre la saison, puis repartir pour la saison suivante. Cette page donne la marche à suivre dans l'ordre, dit qui fait quoi et renvoie, à chaque étape, vers l'article détaillé.

Quatre rôles sont distingués. Dans un petit club, la même personne peut en tenir plusieurs :

• Admin du club : règle les paramètres du club (modules, saisons, terrains, cotisations) et donne les accès ;
• Responsable de l'école : construit l'offre, compose les groupes, organise les profs et gère les changements de groupe ;
• Secrétaire : articles et prix, suivi des inscriptions, facturation, paiements, rappels et exports Jeunesse et Sport ;
• Prof : reçoit son planning, fait l'appel et signale absences, remplacements et changements.

0Commencer par la page d'accueil des cours

In the menu Lessons, la première page, Accueil des cours, résume où en est l'école et ce qu'il reste à faire. Commencez vos journées par là :

• Chiffres : cours suivis, élèves inscrits, points à traiter, leçons du jour (et combien n'ont pas encore leur appel) ;
• To do : chaque point indique le nombre de cas et le cours, et le bouton Open mène directement à l'écran qui le règle — leçons sans tarif (sautées à la facturation), élèves placés mais absents des leçons à venir, doublons, élèves pas encore dans un groupe, groupes pas encore posés sur le planning, leçons à facturer, groupes sans prof, appels pas faits, N° AVS manquants (export J+S), dates de naissance manquantes ;
• Leçons du jour : heure, cours, terrain, prof, nombre d'élèves et appel fait ou non (le jour suit la date de la barre du haut) ;
• Les cours de la saison : une carte par cours avec ses places, ses groupes, l'état de l'inscription en ligne et les étapes de la saison cochées d'après les données (tarifs, inscriptions, groupes, placement, planning, facturation, appels).

Le planning des groupes est facultatif : si vous ne créez pas de groupes, la page ne réclame ni placement ni validation.

1Qui fait quoi

2Avant la saison

Admin du club

• activer le module Cours : Activating the Lessons module ;
• vérifier que le sport-saison, les terrains et les cotisations (types d'abonnement) de la saison existent : Prerequisite. Un élève est « membre » pour un cours seulement s'il a sa propre cotisation sur ce sport-saison.

Secrétaire

• créer les articles de facturation (un par compte suffit) : Creating lesson items ;
• préparer les textes des factures et des rappels : Invoice and reminder texts ;
• saisir les rabais famille « cours » si le club en accorde.

Responsable de l'école

• créer le cours ou copier celui de la saison passée : Create, edit, and delete a lesson, Copy a lesson for the next season ;
• proposer des créneaux de préférence : Proposer des créneaux de préférence ;
• définir les prix avec la secrétaire : Prix, membres et non-membres ;
• ajouter une question dont le nom contient « AVS » si le club déclare ses cours à Jeunesse et Sport : N° AVS et export Jeunesse et Sport.

3Beginning of registrations

Responsable de l'école

• vérifier dans le cours : Online sign-up sur Oui, Registration period, Ouvert aux non-membres selon votre politique, Type of payment.

Secrétaire

• inviter les familles par e-mail avec le lien d'inscription : Managing registrations (administrator) ;
• suivre les inscriptions, inscrire soi-même les retardataires et corriger les erreurs : Manage lesson enrollments ;
• suivre les paniers payés en ligne : Grouped payments of registrations (basket).

4Composition des groupes

Responsable de l'école

• créer ou reprendre les groupes : Manage lesson groups, Reprendre les groupes de la saison passée ;
• organiser les courts et les horaires : Préparer le planning de la semaine ;
• placer les élèves : Placer les élèves automatiquement ;
• régler les conflits puis cliquer sur Confirm the lessons in the bookings : Résoudre les conflits de planning ;
• envoyer à chaque prof son planning : Envoyer son planning à un professeur.

5Billing

Secrétaire

• facturer les inscriptions (toutes, ou seulement celles placées dans un groupe), puis créer et envoyer les factures : Paiement en ligne et facturation, Tennis lesson invoicing ;
• cocher Group family invoices pour que les rabais famille s'appliquent ;
• contrôler : Invoice control et filtres de paiement de Manage registrations : Invoicing check and Youth and Sport export ;
• suivre les paiements et les rappels dans le module Factures.

6Pendant la saison

Prof

• fait l'appel depuis son compte, toute la journée de la leçon, puis clique sur Appel fait ; signale absences, remplacements et départs : Ce que fait le prof.

Responsable de l'école

• annule ou rattrape une leçon (pluie, prof absent, jour férié) : Cancel or make up a lesson ;
• change un élève de groupe, de formule ou de cours : Changements en cours de saison.

Secrétaire

• ajuste la facture après un changement, refacture les nouveaux élèves ;
• reporte les remplacements dans Manage coaches' times et reprend les heures pour les salaires : Teachers' schedule ;
• fait l'appel à la place d'un prof qui ne le fait pas, depuis le tableau de réservation.

7Fin de saison et saison suivante

Secrétaire

• exporter les participants, les activités et les présences pour Jeunesse et Sport : N° AVS et export Jeunesse et Sport ;
• relancer les impayés.

Responsable de l'école

• copier le cours pour la saison suivante (avec ou sans inscriptions et groupes), ou reprendre seulement les groupes : Copy a lesson for the next season ;
• avant de facturer un cours copié avec ses inscriptions, laisser Plugin.ch signaler les élèves déjà facturés dans le cours précédent (par exemple un tarif annuel).