Manage lessons
Manage lesson enrollments
Register people, follow the lists, invoice and export
The Manage registrations page brings together, for each lesson, the list of registered people, manual registration by the administrator, invoicing and exports (Excel, Youth and Sport).
1Choose a lesson
In the side menu, open Lessons, then Manage registrations. On the left, the list of lessons (field Search a course…): the green dot shows that registration is open, the orange badge the number of registrations to invoice, the gauge the number registered against the maximum. Finished lessons are collapsed under Finished courses. If the club has several sport-seasons, buttons at the top let you switch between them.
The list of lessons on the left and the details of the chosen lesson on the right.
On the right, the lesson header shows the registration period, the dates, the age, the number to invoice and how full it is. The Modify lesson button opens its settings.
2Sign up a player
Click Sign up a player. In the panel, type at least 2 letters of the name in Person and choose the person, then choose the Item (the rate): only the prices of their subscription are offered. Answer the lesson's questions and click Sign up for a lesson.
The "Sign up a player" panel.
Si la personne ne remplit pas les critères d'âge ou de genre du cours, un message l'indique, mais l'inscription reste possible : c'est vous qui décidez des exceptions. Une question « AVS » est préremplie avec le numéro de la fiche de la personne (champ dont le nom contient « AVS ») ; un N° AVS faux est refusé.
3The list of registered people
Le tableau liste la personne, la date d'inscription, le nombre de leçons par semaine, l'article et l'état du Payment (payé, partiel, non payé, pas facturé). Les puces All, Payés, Partiels, Non payés, Pas facturés and Dans un groupe, pas facturés filtrent la liste ; les exports suivent le filtre. Une icône à côté du nom indique une inscription déjà facturée ; cliquer sur le nom ouvre la fiche de la personne. Au bout de chaque ligne :
- Move the person to another lesson (crossed arrows): opens the Transfer registration, où vous choisissez le cours et le tarif ; l'effet sur la facture est affiché et demandé avant d'agir. L'inscription est déplacée telle quelle (non placée dans le nouveau cours) et sa ligne de facture est réécrite avec le nouveau cours, même si elle est payée : le paiement est gardé et la facture affiche le reste à payer ;
- Edit (pencil): opens the Modify registration pour corriger l'abonnement, la préférence et les réponses aux questions. L'inscription est modifiée telle quelle (groupe, leçons et facture gardés) ; un changement de tarif montre d'abord son effet sur la facture et demande confirmation. Écrivez la préférence sous la forme « Lundi 17:00 - 18:00, Mercredi 14:30 - 15:30 » pour que le placement guidé la reconnaisse ;
- Delete (poubelle) : désinscrit la personne (toutes ses leçons) après confirmation ; refusé si une facture payée serait modifiée.
Pour un élève déjà facturé, le bouton Remove / unregister de sa carte dans Gérer les groupes montre en plus l'effet sur la facture avant d'agir. Voir Manage lesson groups.
Invoicing buttons, exports and actions for each registration.
The "Modify registration" panel.
The "Transfer registration" panel.
To move a pupil from 1 to 2 lessons a week (or the reverse) without unregistering them, use instead the rate change button on their card in Manage groups: see Change the rate of a registration. Tous les cas (changement de groupe, de cours, arrêt) sont réunis dans Changements en cours de saison.
4Export the list
The buttons above the table export the list: Copy, Excel, CSV and PDF export the table as displayed; Excel+ produces a detailed list (contact details, answers to the questions); Export J+S, BDNS activités and BDNS présences produce the files for Youth and Sport. See N° AVS et export Jeunesse et Sport.
5Invoice the registrations
For a lesson For the season, two buttons prepare the invoicing:
- Invoice registrations: all registrations, whether assigned to a group or not;
- Invoice people who are in a group : seulement les élèves placés dans un groupe, validé dans les réservations ou non (recommandé une fois les groupes faits).
Avant de facturer, Plugin.ch signale les élèves déjà facturés dans le cours précédent (cours copié) et propose Facturer sans elles or Facturer tout le monde. Après, il affiche les personnes qui n'ont pas pu être facturées faute de tarif correspondant. Une inscription payée en ligne est déjà facturée : voir Paiement en ligne et facturation.
Each invoiced registration becomes an item to invoice linked to the person (Bills module, Link an item to a member page, Not invoiced filter). It is added automatically to their next invoice when you create the invoices in Manage invoices.
Lesson items waiting to be invoiced.
For a lesson For each session or By presence, la facturation se lance depuis Gérer les groupes. Un élève inscrit 2x par semaine dont une seule leçon est placée n'est facturé par « personnes dans un groupe » que pour cette leçon : placez la seconde ou changez son tarif avant de facturer.
6Check invoicing
The button Invoice control opens a panel that sorts the course checks into two families. Each chip shows the number of people concerned; click it to display the list.
- Groups : In a group, not invoiced (élève placé dans un groupe, sans ligne à facturer ni facture liée), No group (inscription placée dans aucun groupe, facturée ou non), Placé, absent des séances and Dans les séances, pas placé (élève qui manque dans les leçons à venir de son groupe, ou qui y figure sans y être placé ; les boutons Ajouter aux séances and Retirer des séances corrigent les leçons à venir) ;
- Invoicing : Overdue invoices (linked invoice with an open balance and a past due date), In lessons without invoice, Multiple presence in the invoice, Invoiced but not in lessons and In lessons without linked articles.
A course's invoice control, with the Groups and Invoicing families.
In the lists of the Groups family, the Invoicing column shows where each registration stands: Not invoiced yet, Item to invoice, not on an invoice yet, the invoice number (paid or not), or Marked as invoiced, no linked invoice.
Marked as invoiced, no linked invoice: ces inscriptions sont ignorées par les boutons de facturation. Elles viennent souvent d'un cours copié d'une saison précédente en gardant l'état facturé. Vérifiez-les une à une avant de facturer ; le bouton Remettre à facturer (n), affiché seulement s'il y en a, les liste et met à part les cas normaux (voir Paiement en ligne et facturation).
Correcting an invoicing error: if an invoice was created with the wrong rate, first correct the registration (rate change or the person's subscription), then the invoice concerned in Manage invoices. Do not delete a registration already invoiced without dealing with its invoice.
Plugin.ch tutorial — Manage lessons